提升效率,报销吧推动青铜器软体优化企业费用报销流程!

【实践档案】是报销吧开设的一档专栏,每周一期,通过访谈的形式分享客户使用案例,帮助大家更好地了解报销吧的解决方案。

客户名称:青铜器软体

成立时间:2007年

团队人数:50-150人

公司地点:广东省深圳市

简介:青铜器软体是一家专注于提供产品创新和研发管理整体解决方案提供商,致力于帮助客户缩短产品开发周期、节约开发成本、提高研发生产率。实现与PTCWinchill无缝集成,形成RDM+TeamcenterPLM整体解决方案,实现产品、项目、过程、数据一体化管理,践行第三代研发管理思想,致力于打造IPD+CMMI一体化研发管理体系。

1、背景故事:青铜器软体的业务需求与挑战?

员工为公司办事,往往自己先掏腰包垫支,然后交公司审批,最后交财务报销、出纳付款,流程很严密但也很繁琐;员工月头垫支往往月底都不能获得报销款到帐;于是就有了借支或备用金,公司又增加了工作量……90后的员工可是会算帐的—「我垫的钱可是有投资价值的哦!」创业企业的老板也是年轻人,面子有时比钱更重要,怀疑员工报销有问题也还是勉强同意,传统的审批制影响员工效率,也增加沟通成本。另外,纸质发票不易保存管理、报销周期长、假票报销风险大等;增加录单人手、增加计算机设备都导致办公成本增加;基础数据採集效率低下导致综合统计数据滞后,导致公司的其他业务信息管理系统(如ERP、CRM)所发挥的性能大打折扣,从而影响企业正确决策。

现在,大众创业、万众创新的提出,也促生了各类企业特别中小企业利用新技术打造新行态的需求,在整个行业转型大趋势下,我们也需要优化报销流程与财务费用管理的方式,提升办公与人力资源效率。

2、解决方案:为什么选择报销吧?

我们选择报销吧,不仅因为他们专业靠谱,也符合我们财务的审慎原则以及各种财务报表功能。首先,报销吧对于财务有很深的行业理解能力,比如:在财务审批方面,报销吧设定了会计和出纳是审批中无法绕过的节点。任何一个员工的报销审批必须经过公司会计和出纳的审核,这些软体缺乏对会计专业最起码的理解,其次,报销吧精心地给会计和出纳设置了财务凭证一键导出Excel功能,所有审批中的、待支付的和已支付的单据均可以一键导出。这样便于会计从各个角度进行分析并做帐,也便于出纳导出全部待支付单据进行银行付款。最后,报销吧内置的拥有即时通讯的工具,就像在淘宝上买东西有疑问时,点击「联系卖家」一样,可以即时沟通,当我们财务对单据有疑问时,点击「沟通」按钮联系报销人,双方对着问题单据直接沟通,沟通信息记录在问题单据后面,员工可以澄清问题,也可以修改单据,大大减少了手工填单时要求员工反覆填写单据的情况。

在帮助数千客户向产品创新转型的过程中,青铜器软体本身也在转型。因此青铜器软体希望寻找一个可靠的、持久的报销与费用管理服务商,为其提供高质量的服务,特别是适用于出差报销、日常费用报销等场景服务。经过全面和细致的对比选型,报销吧在产品功能与服务的丰富性、可靠性、安全性、支持等方面的优势,让青铜器软体最终选择加入报销吧客户伙伴中的一员。

3、获得的收益与改善?

过去我们保留发票,填写报销单,提交上级领导审批,装订发票和报销单,交给公司财务审核,票据归档、存储。整个过程,没有体现任何的管理价值,无论是员工还是财务人员都觉得费时费力。公司因此付出了非常高昂的管理成本。通过基于报销吧的企业报销与费用管理平台解决方案,青铜器软体可以快速搭建起自己的费用报销平台,在有效控制成本和降低复杂度的前提下,为员工报销与财务审核提供了良好的体验。另外,大幅度减少了基础的财务工作,节省了人力成本;其二,经常出差的员工报销也不再叫苦不堪了,比以前流程改善了许多。

关于报销吧

报销吧是一家安全的企业差旅和费用管理移动网际网路平台。为企业提供银行保管箱一样安全的移动报销云服务,同时接入同程、滴滴等第三方消费系统以满足企业订票、住店和打车等需求,实现一站式的企业採购、费用报销和财务作帐。报销吧基于企业信用进行先行垫付,支持企业月结,主打费用管理,支持代报销、费用控制、费用分摊、沟通和通知、出差比价、货币汇率、自定义消费类型等功能,支持手机移动客户端、网页版、微信企业号/企业微信版。

将传统业务进行移动网际网路转型只是青铜器软体使用报销吧服务开端,未来报销吧将不断推动企业客户信息系统现代化与业务数位化转型的进程,助力客户实现竞争力的不断提升。